L'écriture n'a de noblesse que si elle est au service d'un engagement éthique permanent. <------> Tout savoir sur la promotion de l'ouvrage "Initiative pour un manifeste éthique" <------> Retrouver le fil des nouveaux billets sur notre blogue: <------> Rendons au peuple haïtien sa dignité ! <-------> Lettre ouverte d'un citoyen indigné aux PetroChallengers <------> Notre cri éditorial : Urgence éthique pour sortir du cycle merdique <-----> Résurgence citoyenne : S'engager éthiquement au-delà des impostures ! <-----> Les enjeux organisationnels: Déficit informationnel, défaillance de la gouvernance. <-----> Naviguer vers des liens structurants <-----> Vous avez besoin d'une aide pour la rédaction des documents techniques de vos projets, vous voulez structurer le système d'information de votre organisation ou de votre entrreprise, n'hésitez plus : visitez le site web de Integrale Data And Stats pour voir en quoi notre expertise peut vous être utile.

De l'Intelligence Analytique pour les Organisations

A l'exception des liens qui renvoient vers d'autres sites et des textes éventuels dont les auteurs sont cités, l'intégralité du contenu, (images et textes) de ce blogue est la propriété de Integrale Data And Stats. Comme toute oeuvre intellectuelle, le contenu de ce blogue est soumis aux droits de la propriété intellectuelle. Toute reproduction des articles et des images de ce blogue doit se faire avec l'autorisation formelle de l'auteur. Pour ce qui concerne l'exploitation des liens et des articles renvoyant vers d'autres sites, prière de se référer aux sites en question.

Les risques réputationnels et les systèmes d'information

SystemeInformationDocumentaire

Il semble devenir rébarbatif de rappeler que le principal actif des entreprises et des organisations reste leur système d’information. Pourtant, malgré le caractère évident de cette assertion, il ne reste pas moins qu’elle est incomprise et qu’elle est très peu et parfois même mal exploitée. En effet, nombreux sont les managers, les directeurs d’organisation, les administrateurs, les chefs d’entreprises et de projet qui résument leur système d’information à la puissance « technologique » de leur organisation. Pour eux, la technologie reste synonyme d’un joli site web, d’une base de données, d’une imprimante multifonction, d’un serveur Hi-tech google, d’un écran tactile 3D, etc…. Quand la confusion est aussi manifeste, c’est normal que le système d’information de l’organisation soit assimilé à ses ressources et à ses matériels électroniques.

Pourtant, ces ressources ne sont que des outils électroniques et numériques qui permettent de stocker, de traiter, de visualiser et de partager les informations de l’organisation. L’erreur monumentale commise par les gens est qu’ils croient que l’information est naturellement disponible dans l’organisation, et qu’elle est immédiatement exploitable sous sa forme brute. C’est d’ailleurs en raison de cette erreur que des responsables d’organisations et des chefs d’entreprises lancent des appels d’offre pour concevoir des sites web et des bases de données pour leurs institutions sans même savoir si les données de l’organisation sont structurées pour permettre leur exploitation et leur intégration dans un site web ou dans une base de données. D'où aussi l'échec de nombreux projets informatiques.

Les gens oublient que pour que l’information soit exploitable dans un site web, il faut que cette information soit d’abord structurée et disponible. De même, pour faire une base de données, il faut d’abord s’assurer de la cohésion entre ses processus d’affaires et ses documents d’activités. Car ce sont eux qui permettront de formaliser l’outil numérique recherché. Et c’est là que prend tout son sens, l’assertion disant que l’information est le principal actif de l’organisation. Et c’est parce qu’elle est incomprise qu’il faut prendre le temps d’expliquer son sens second et profond. Car, par-delà le sens commun, cette assertion veut aussi et surtout dire que l’information est le bien le plus précieux et le plus stable de l’organisation. En conséquence, il faut prioritairement garantir les ressources pour rendre ce bien disponible, le protéger et le valoriser.

En effet, si l’information est le principal actif de l’organisation, c’est parce que d’une part, elle est vitale pour rationaliser et documenter la prise de décision ; mais, c’est parce que d’autre part, elle est surtout un produit des activités de l’organisation. Comme tel, elle n’est pas immédiatement disponible et doit donc être traitée avec responsabilité selon les normes de conformité organisationnelle. Or s’il est une lacune communément partagée dans l’écosystème organisationnel haïtien, c’est bien la désorganisation et la déstructuration des documents d’activité des entreprises et des institutions. 

L'échec des projets organisationnels

C’est cette lacune documentaire qui est responsable à 95% de l’échec des projets informatiques entrepris malgré l’expertise et le talent des informaticiens. C’est aussi cette lacune documentaire qui explique la vulnérabilité des organisations par rapport aux risques de corruption inhérents à leurs activités. C’est enfin cette lacune qui explique l’improbable alignement stratégique des organisations haïtiennes sur le système de management de la qualité.

Telle organisation cherchera, avec une grande frénésie technologique, à se doter d'un site web et/ou d'une base de données en recrutant le plus prestigieux des informaticiens, mais, parce qu'ignorant l'état de structuration de ses documents d'activités, s'étonnera de voir son projet echoué. Telle autre prestigieuse institution conduira des recherches avec toute la bonne foi scientifique dont peut revendiquer un chercheur; mais, parce que se détournant de la qualité des données qui donneront sens et pertinence à la recherche, s'etonnera de voir sa recherche bâclée.

Partant de ces constats, toute organisation respectueuse des exigences de responsabilité sociétale et inscrite dans une démarche de qualité et de gestion de risques ne peut pas manquer de s’assurer de la structuration de son système d’information. Pour cela, il faut que les documents d’activité soient en cohésion avec les processus d’affaires et la vision stratégique de l’organisation. En effet l’alignement stratégique du système d’information documentaire de l’organisation sur ces processus métiers est une exigence du système de management de qualité en conformité avec les normes ISO 9000.

C’est uniquement grâce à cette cohésion que :

  • La recherche de l’efficacité et de l’efficience organisationnelles sera possible ;
  • La maitrise des flux sera disponible pour piloter, contrôler, surveiller les activités et gérer les risques ;
  • L’information stratégique sera disponible pour optimiser la communication ;
  • Le processus décisionnel sera argumenté pour garantir la motivation des décisions, la traçabilité des suivis et l’imputabilité du management.

L'importance du système d'information documentaire

Alors voici quelques questions qui vous aideront à évaluer si votre organisation dispose d’un système d’information structuré. Votre organisation dispose-t-elle d’un document stratégique qui permet de préciser sans aucune équivoque :

  • Quelle est sa mission ?
  • Quels sont ces processus d’affaires ?
  • Quelles sont les activités reliées à chaque processus d’affaire ?
  • Quelles sont les procédures, les modes opératoires et les instructions liées à chaque activité ?
  • Pour chaque activité y a-t-il un logigramme qui précise quels sont les acteurs métiers qui interviennent, en quoi consistent leurs tâches et quels sont les documents nécessaires à l’entrée et à la sortie de chaque activité ?

Si votre organisation est dans l’impossibilité de répondre par l’affirmative à ces 5 questions, il faut craindre qu’elle ne soit qu’une de ces entités sans identité organisationnelle et sans mémoire informationnelle. Pour vous aider à gérer cette crainte, j’ai deux informations à partager avec vous. Une mauvaise et une bonne.

La mauvaise est que manifestement le système d’information de votre organisation est déstructuré. Alors, il faut savoir que ce n’est pas un site web et une base de données qui vont lui permettre de prendre la main sur cette déstructuration qui rendra improbable toute performance, en termes de production et de décision, tant qu’elle ne sera pas traitée. Et cela devrait vous inquiéter, car si malgré cette désarticulation, votre organisation est rentable, il faut s’interroger sur l’intégrité de son modèle d’affaires. Pour vous inciter à méditer sur cette lacune, je vous rappelle la citation de Henry Ford « Une entreprise qui ne se contente que de faire de l’argent est une entreprise médiocre ».

La bonne est que la firme Integrale Data And Stats, spécialisée dans la structuration des systèmes d’information des organisations et dans la modélisation de l’information pour la prise de décision, est disponible pour accompagner les organisations et institutions dans leurs démarches visant à structurer et à valoriser le seul actif sans lequel toute organisation risque sa réputation. Manifestement, si le système d’information d’une organisation est son principal actif, il engage sa réputation et sa crédibilité. Et pour méditer cette offre, je vous mets encore une citation de l’ingénieux Henry Ford « les deux choses les plus importantes dans une organisation n’apparaissent pas dans son bilan, ce sont sa réputation et ses hommes ».

Si vous êtes un responsable d'organisation, un chef de projet, en chef d'entreprise, un manager ou un administrateur, il serait bon de savoir comment corriger les lacunes de votre système d'information et structurer vos documents d'activité pour crédibiliser vos processus d'affaires et gérer les risques réputationnels de votre organisation.

Saviez-vous qu’au niveau mondial plus de 75% des projets informatiques sont des échecs ? Mais saviez-vous aussi que 95% de ces échecs ne sont pas dus à des incompétences informatiques ? L’échec informatique dans les écosystèmes organisationnels est imputable pour une grande part à des lacunes managériales et à des défaillances organisationnelles. On citera notamment :

  • L’incompétence des managers et des administrateurs qui ne savent pas dimensionner les besoins de leurs organisations ;
  • Le déni méthodologique qui consiste à refuser de prendre le temps pour traiter les domaines problématiques organisationnels selon leur niveau de complexité ;
  • L'incompétence des chefs de projet qui refusent de recruter les compétences rares en gestion de l'information stratégique pour les accompagner dans les diagnostics organisationnels ;
  • La déstructuration des systèmes d’information et l’incohérence ou l’inexistence des documents d’activité des organisations ;
  • La mauvaise formulation ou l’incomplétude des besoins des projets informatiques ;
  • La mauvaise rédaction des cahiers de charges et des spécifications techniques des projets informatiques ;
  • La corruption qui permet de construire des réseaux d’accointances entre maitre d’œuvre et responsable de projet au détriment de l’organisation et de la société.
  • L’absence de compétences au niveau de l’organisation pour dialoguer techniquement avec le maître d’œuvre et pour superviser rigoureusement les activités qu’il exécute.

Ces lacunes n’ont rien à voir avec l’informatique. Hélas, peu de gens savent que la seule compétence informatique ne suffit pas pour réussir un projet informatique. Empressons-nous de dire que ceci est aussi vrai pour les projets d'études statistiques. Ces projets échouent autant parce que les gens de bonne éducation, qui les mettent en œuvre, continuent de croire naïvement qu'une étude statistique n'est qu'une question de tests statistiques et de manipulation de logiciels statistiques. Alors ils négligent toute la phase d'objectivation indispensable pour créer les liens porteurs de sens et de valeurs entre la problématique de la recherche et les formulaires qui génèreront les données devant crédibiliser la recherche.

Un site web, une base de données sont à la portée de l'informaticien le plus vulgaire. De même,une analyse statistique, qui ne dépend que des résultats des tests statistiques, est à la portée du statisticien le plus frustre. Preuve s'il en fallait encore que l'essentiel est toujours ailleurs...dans les 20% qu'on néglige toujours et qui expliquent presque toujours les 80% des succès.

C’est pourquoi, réussir un projet organisationnel (informatique, statistique ou autre), en Haïti, relève du miracle; sauf si vous avez le temps, le talent, les ressources et la disponibilité humaine et éthique pour trouver et travailler avec les compétences rares qui peuvent agir, à la fois, sur le domaine organisationnel, sur le domaine technique et sur le domaine éthique. Véritable pari de titan dans un écosystème qui refuse la complexité et qui est allergique à la probité intellectuelle. Il reste du chemin à faire pour arriver au changement de système tant revendiqué. Car ce ne sont pas que les politiques qui posent problème....Par moments et sur certains domaines, on dirait, même, bien au contraire !


Erno Renoncourt

Article précédent